Persondataforordning

Implementering af Persondataforordningen i BRK

Birkerød Ro- og Kajakklubs dataansvar
Denne privatlivspolitik oplyser om, hvordan vi behandler medlemmernes personoplysninger, så der sker en fair og gennemskuelig behandling. Grundlæggende for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra klubbens berettigede interesse. Vi behandler kun oplysninger, som er relevante for at sikre klubbens drift, og vi sletter oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger
Det er BRK som sådan, der er dataansvarlig, ikke enkeltpersoner. Kontaktperson i spørgsmål om behandlingen af persondata er klubbens til enhver tid værende formand. Andre medlemmer af bestyrelsen vil også kunne kontaktes, om nødvendigt.

Behandling af personoplysninger
Klubben anvender alene almindelige personoplysninger, som er nødvendige for at kunne drive foreningen. Det drejer sig om kontaktoplysninger – navn, køn, fødselsdato, adresse, indmeldesesdato, telefonnummer og e-mailadresse. Hertil kommer registrering af medlemmernes romæssige rettigheder (seniorroere, frigivne roere, korttursstyrmænd, instruktører mv.).
Derimod registrerer vi ikke følsomme oplysninger eller CPRnumre.

Indsamling af personoplysninger
Først og fremmest får vi oplysningerne fra medlemmerne selv. I enkelte tilfælde kan vi modtage oplysninger fra de idræts-hovedorganisationer, som vi er medlem af f.eks. om klubskifter, rettigheder, kursusdeltagelse og evt. karantæner.

Formålet med registrering og behandling af personoplysninger
Formålet med behandling af personoplysninger i BRK er, at vi skal have en effektiv forvaltning, herunder kontingentopkrævning; at vi skal kunne tilrettelægge og gennemføre samt følge op på klubbens aktiviteter; at vi skal opfylde lovkrav, herunder folkeoplysningsloven; at vi skal kunne komme i kontakt med medlemmerne og i det hele taget administrere medlemmernes relation til klubben, ligesom vi søger tilskud baseret på antal medlemmer og deres alderssammensætning.

Behandling af oplysninger om medlemmerne er udelukkende motiveret af almindelige klubinteresser såsom organisering af roaktiviteterne, håndtering af medlemmernes rettigheder i henhold til vedtægter, herunder i forhold til generalforsamlingen, opkrævning af kontingent m.v., afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter, brug af situationsbilleder taget i foreningen, som afbilder en konkret aktivitet eller situation i klubben, videregivelse af almindelige personoplysninger til Rudersdal Kommune og til Dansk Forening for Rosport og DGI i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet. Af praktiske
og administrative hensyn opbevarer vi almindelige personoplysninger også i en periode efter udmeldelse af klubben, og endelig opbevarer vi oplysninger af historisk værdi.

Samtykke
Behandling af almindelige persondata af den karakter, som anvendes i BRK, kræver ikke samtykke fra de enkelte medlemmer. Vi vil derfor alene søge om samtykke fra et medlem i tilfælde af, at persondata overvejes videregivet til andre formål end de ovenfor angivne, f.eks. til et privat firma. Anvendelse af portrætfotos på hjemmesiden kræver indhentning af samtykke fra den afbildede.

Opbevaring og sletning af personoplysninger
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige medlemsoplysninger i tre år efter kalenderåret for en udmeldelse. Disse oplysninger kan bl.a. blive afkrævet af Kommunen med henblik på kontrol af grundlaget for tildelte tilskud.

Medlemmernes rettigheder
Medlemmerne har ret til at blive oplyst om behandlingen af persondata, til indsigt i egne personoplysninger, til at berigtige eventuelle fejl og til at bede om sletning af data.
Medlemmerne kan gøre brug af disse rettigheder, herunder gøre indsigelse på klubbens behandling af data ved at henvende sig til klubbens formand/bestyrelse. I tilfælde af en henvendelse om at få rettet eller slettet personoplysninger, undersøger klubben, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Et medlem kan indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Klubben vil om nødvendigt foretage ændringer i privatlivspolitikken fra tid til anden, og i den forbindelse ændre dateringen. Ved væsentlige ændringer vil medlemmerne blive orienteret i et nyhedsbrev.